Rekisteri- ja tietosuojaseloste

 
Tämä on Diakoniatyöntekijöiden Liiton henkilötietolain (523/1999) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, EU 2016/679) mukainen seloste rekisteröityjen informoimiseksi henkilötietojen käsittelystä.
 
1 Rekisterin pitäjä
 
Diakoniatyöntekijöiden Liitto ry - Diakoniarbetarnas Förbund rf.
Rautatieläisenkatu 6, 00520 Helsinki, p. 010 2190 300, toimisto@dtl.fi.
 
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Liisa Rossi p. 010 2190 300, liisa.rossi@dtl.fi.
 
2 Rekisterin nimi
 
Jäsenrekisteri.
 
3 Rekisterin käyttötarkoitus
 
Henkilötietoja käsitellään Diakoniatyöntekijöiden Liiton jäsenten jäsenyyden ylläpitoon, hallinnointiin, jäsenmaksujen perintään, osastotoiminnan järjestämiseen, liiton asioista tiedottamiseen, yhteydenpitoon jäseniin, rekrytointiin, edunvalvontaan, liiton omaan tutkimukseen ja tilastointiin. Oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle on jäsenen ja liiton välinen sopimus, joka syntyy jäsenhakemuksen ja jäseneksi hyväksymisen kautta, rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattaminen, esimerkiksi yhdistyslaki ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu ammattiyhdistyksen ja jäsenten edunvalvontatoiminnan järjestämiseksi (EU:n tietosuoja-asetus 6:1b, 6:1c sekä 9:2d). Rekisteröidyn tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin. Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
 
4 Rekisterin tietosisältö
 
Rekisteriin kirjataan jäseneen liittyviä yksilöiviä henkilötietoja, henkilötunnus, yhteystiedot, jäsennumero, jäsenen tutkintotiedot, työsuhteeseen liittyvät työpaikka- ja työnantajatiedot, jäsenmaksutiedot ja muut jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten luottamustehtävät liitossa, jäsenyys osastossa ja Diakonian Tutkimuksen Seurassa sekä jäsenviestintä-, markkinointi- ja tutkimusluvat. Opiskelijajäseniltä kirjataan myös oppilaitos sekä arvioitu valmistumisaika. Lisäksi liiton työntekijät ja liiton lakimies kirjaavat rekisterin päiväkirjaan jäsenen edunvalvontaan ja jäsenyyden hoitoon liittyviä tietoja ja dokumentteja, jotka ovat tarpeellisia jäsenen tilanteen kuvaamiseksi ja ovat oleellisia asian käsittelyssä tai jatkoprosesseissa.
 
5 Säännönmukaiset tietolähteet
 
Jäsenrekisteriin tallennetaan jäsenen itsensä ilmoittamat tiedot. Tietoja voidaan saada myös väestörekisteristä, Erityiskoulutettujen Työttömyyskassa ERKO:lta, liiton lakimieheltä ja liiton osastoilta. Työnantajaperinnässä olevien jäsenten jäsenmaksutiedot saadaan työnantajan järjestelmän kautta. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisteripitäjän rekistereistä (esimerkiksi Postin osoitepalvelu) tai rekisterinpitäjän oman toiminnan kautta.
 
6 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
 
Tietoja luovutetaan osastojen toimihenkilöille osastokohtaisen jäsenluettelon muodossa toiminnan järjestämiseksi. Jäsentietoja luovutetaan myös jäsenlehden lähettämiseksi ja jäsenkorttien toimittamiseksi sekä jäsenyyden varmistamiseksi työttömyyskassalle. Jäsentietoja voidaan luovuttaa myös jäsenetujen toimittamiseksi jäsenistölle liiton sopimuskumppaneiden kautta. Esimerkiksi pankki- ja vakuutusetujen saaminen voi edellyttää jäsenyyden varmistamista. Tietojen siirtämiseen käytetään suojattua yhteyttä. Verottajalle tietoja luovutetaan koneellisesti jäsenmaksujen huomioon ottamiseksi verotuksessa.
 
7 Tietojen siirtäminen EU tai ETA-alueen ulkopuolelle
 
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
 
8 Rekisterin suojauksen periaatteet
 
Manuaalinen aineisto säilytetään niille varatuissa lukituissa tiloissa. Atk:lle tallennettu tieto säilytetään tietokannassa, jonka käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Julkisen verkon kautta rekisteriä käytettäessä tai sinne tietoja syötettäessä yhteys on suojattu. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä ja liiton tietoturvapolitiikkaa. Tietoja saavat käyttää liiton lakimies ja ne Diakoniatyöntekijöiden Liiton ja Erityiskoulutettujen työttömyyskassan ERKO:n toimihenkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävien hoitamiseen. Lisäksi osastojen toimihenkilöt saavat käyttää osastokohtaisia jäsenluetteloita. Tietojen siirtoon käytetään suojattua yhteyttä.
 
9 Omien tietojen tarkistaminen ja tietojen korjaaminen
 
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot, saada niistä pyydettäessä kopiot ja pyytää virheellisten tietojen oikaisua. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle ja pyynnössä tulee esittää tiedon etsimiseksi tarpeelliset yksilöintitiedot. Jäsen voi myös itse tarkistaa tiedot käyttäjätunnuksella ja salasanalla dtl.fi www-sivujen kohdassa jäsenasiat/päivitä jäsentietojasi. Rekisterinpitäjä korjaa tai poistaa ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
 
10 Tietojen poistaminen
 
Jäsenyyden päättyessä tiedot poistetaan rekisteristä määräajassa edellyttäen, että jäsenellä ei ole liiton kanssa keskeneräisiä asioita, kuten jäsenmaksurästejä tms. Tällöin tietoja säilytetään kunnes keskeneräiset jäsenasiat ovat hoidettu. Jäsenen tietoja ei voida poistaa heti, sillä tietojen poistamisen määräaikaan vaikuttavat eri säädökset, jotka on huomioitu liiton arkistonmuodostussäännössä. Tietojen säilytysaika jäsenyyden päättymisen jälkeen on 10 v (perusteena on työttömyysturvalaki 5:3 palkansaajan työssäoloehdosta). Jäsenen nimi, yksilöintitiedot, liittoon liittymispäivä ja eroamispäivä sekä koulutustieto säilytetään pysyvästi tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten (EU:n tietosuoja-asetus 9:2j).
 
11 Kielto-oikeus
 
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus kieltää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia, etämyyntiä sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kiellon voi ilmoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti. On kuitenkin hyvä tietää, että EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti (9:1d) Diakoniatyöntekijöiden Liitto ei luovuta henkilötietoja ulkopuolelle, vaikka jäsen ei olisi sitä erikseen kieltänyt.
 
12 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
 
Sellaiset tiedot, jotka rekisteröity on itse toimittanut jäsenrekisteriin ja joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, on rekisteröidyllä oikeus saada itselleen koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
 
13 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
 
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
 
 
 
Luotu 30.4.2018