Merkki- ja mitalirekisterin tietosuojaseloste

Rekisteripitäjä on Diakoniatyöntekijöiden Liitto ry, Rautatieläisenkatu 6, 00520 Helsinki.

Rekisterin yhteyshenkilö on järjestökoordinaattori Inkeri Saksa, 010 2190 300, toimisto@dtl.fi.

Rekisterin nimi on Diakoniatyöntekijöiden Liiton merkki- ja mitalirekisteri.

Rekisteriin kirjataan diakonissan merkin, Pro diaconia -mitalin, Diakonian ansiomitalien, Diakonian ansioristin ja Akavan ansiomerkkien saajat ja ehdottajan tiedot.

Ansiomitalit mahdollistavat jäsenten ja yhteistyötahojen kiittämisen tehdystä työstä sekä kannustamisen ja motivoinnin jatkamaan työtä yhteisten asioiden eteen. Ammattimerkit kertovat professiosta ja kirkollisesta vihkimysvirasta. Jokaisella merkillä ja mitalilla on liiton hallituksen hyväksymät myöntämisperusteet. Merkkeihin ja mitaleihin liittyvien henkilötietojen keruu mahdollistaa merkki- ja palkitsemisjärjestelmän ja sen ylläpidon. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus (esim. merkin tilaus) sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu järjestö- ja ammattityöhön liittyvien ansio- ja ammattimerkkien myöntämiseen ja käsittelyyn. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan asian valmistelussa, jotta päätöksenteon perustaksi saadaan luotettavat ja sisällöltään riittävät tiedot. Henkilö voi rajata tai vastustaa tietojensa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, mutta merkkien myöntäminen ei ole kuitenkaan mahdollista ilman henkilötietoja merkki- ja mitalirekisterissä.

Henkilöiden osalta rekisteri sisältää mm. seuraavia henkilöihin sekä merkkien hakemiseen liittyviä tietoja: merkin tai mitalin saajan suku- ja etunimet, kotipaikka, myönnetty mitali tai merkki ja myöntöpäivä sekä ehdottajan yhteyshenkilöä koskevat tiedot.

Käsiteltävien henkilötietojen alkuperä muodostuu ansiomerkki- tai mitaliesityksen yhteydessä tai ammattimerkin tilauksen yhteydessä kerättävistä henkilötiedoista. Henkilötietoja ei saada muualta.

Tietoja luovutetaan ainoastaan henkilölle itselleen tai liiton osastolle huomioimis- ja palkitsemisasioiden hoitamiseksi.

Rekisteristä muodostuu digitaalista aineistoa. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on käyttötarkoituksen vuoksi tarpeellista. Tiedot poistetaan, kun tietojen käsittelyn tarkoitus on poistunut. Sähköisesti tallennettuun rekisteriin on pääsy kaikilla Diakoniatyöntekijöiden Liiton työtekijöillä. Käyttö edellyttää järjestelmän käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti
mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Tietoja käsittelevät tahot ovat Diakoniatyöntekijöiden Liiton henkilöstö ja palkitsemisasioista päättävä liiton hallitus.

Laadittu 9.1.2023